Klachtenregeling (versie februari 2021)
Door middel van het meldingenformulier kunt u eventuele klachten aan ons kenbaar maken. Dit kan
vormvrij.
Klachten- en meldingsregeling
Accountantskantoor Bouman
1. Definities
– Organisatie: Kamer van Koophandel onder nr. 09155640 ingeschreven onderneming
– Medewerkers: al degenen die werkzaam zijn bij de Organisatie
– Compliance Officer: de compliance officer van de Organisatie
– Bestuur: het bestuur van de Organisatie.
2. Klachten naar aanleiding van de uitvoering van werkzaamheden
Als er ontevredenheid bestaat over de uitvoering van onze werkzaamheden of over enige medewerker van onze Organisatie, kan dit aanleiding zijn tot het indienen van een klacht. Per 1 februari
2021 gelden hiervoor de regels van dit Klachten- en Meldings-RegelingAccountantskantoor Bouman
(KMR).Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend, is gedagtekend en heeft naam en adres
van de klager (en liefst ook het (mobiele) telefoonnummer en/of het e-mail adres) vermeld, als ook
de naam van degene(n) tegen wie de klacht is gericht, een omschrijving van de klachten waardige
gedraging en een motivering. Klagersdienen zich in eerste instantie te wenden tot de
verantwoordelijke accountant. De verantwoordelijk accountant voorziet de Compliance Officer van
alle relevante documentatie. Klagerskunnen zich desgewenst ook rechtstreeks schriftelijk tot de
Compliance Officer wenden. De klacht dient in de nederlandse taal te worden opgesteld of
aangeleverd.Een klacht in de zin van deze klachtenregeling kan niet uitsluitend over de hoogte van
een declaratie gaan. De klacht kan ook een voorstel voor afwikkeling van de klacht bevatten.
De klacht of de melding vervalt vanwege de indiener, zodra de indiener te kennen heeft gegeven
dat naar zijn tevredenheid aan de klacht of melding tegemoet is gekomen.
3. Meldingen naar aanleiding van vermeende onregelmatigheden of incidenten
Personendie een vermeende onregelmatigheid binnen of (mede) buiten onze Organisatie aan de
orde willen stellen, die van invloed kan zijn op de kwaliteit van de uitvoering van onze werkzaamheden, dan wel het vermoeden hebben dat sprake is van een (dreigende) betrokkenheid van onze
Organisatie en/of haar Medewerkers bij een strafbaar feit en/of wetsovertreding die het vertrouwen in onze Organisatie of in de financiële markten kan schaden, kunnen dit melden bij het
Bestuur en bij de Compliance Officer. Een melding dient schriftelijk te worden ingediend met
vermelding datering, domicilie en de naam en het adres van de melder.
4. Onderzoek Compliance Officer
De Compliance Officer (CO)geeft naar aanleiding van een klacht of melding hiervoor, binnen tien
werkdagen schriftelijk bericht aan klager c.q. melder en aan de voor de betreffende werkzaamheden verantwoordelijke accountant, of de klacht c.q. melding in behandeling is genomen. In het
geval van een klacht of melding, die betrekking heeft op perso(o)n(en), informeert de CO ook
deze. Hierna worden de klager c.q. melder, de verantwoordelijke accountant en degene(n) over
wie een klacht of melding gaat, tezamen aangeduid als betrokken personen.
De COis niet verplicht de klacht in behandeling te nemen: (i) indien zij betrekking heeft op een
gedraging die door de indiening van een klacht aan het oordeel van de klachtencommissie van de
beroepsorganisaties of een klachtinstantie van een andere accountantsorganisatie of accountantskantoor is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest; (U) indien zij betrekking heeft op
beroepsmatig handelen dat langer dan zesendertig maanden na constatering daarvan of langer dan
tweeënzeventig maanden v66r indiening van de klacht, heeft plaatsgevonden; (iii) indien zij
betrekking heeft op een gedraging die door de indiening van een klacht aan het oordeel van de
Accountantskamer is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest; (iv) zolang ter zake van de
gedraging waarop de klacht betrekking heeft een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van
justitie of een vervolging gaandeis, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of
vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van
de officier van justitie of een vervolging gaandeis.
Als de CObesluit de klacht of melding in behandeling te nemen, is de COin dat kader bevoegd om
kennis te nemen van alle (opdracht-)documentatie die hij relevant acht. Deanonimiteit van de
klager of melder wordt op diens verzoek gewaarborgd, mits dit niet in strijd is met wettelijke
verplichtingen en mits de gerechtvaardigde belangen van de Organisatie hierdoor niet in gevaar
komen. De CO is bevoegd om alle betrokken personen te horen; van het horen wordt op verzoek
van de gehoorde(n) een verslag gemaakt.
De CO is bevoegd om (in elke onderzoeksfase) juridisch advies in te winnen als hij dat nodig acht.
De CO documenteert het onderzoek zodanig dat het dossier de conclusies kan dragen. Hij formuleert zijn voorgenomen conclusie en stelt de betrokken personen in de gelegenheid hun visie daarop te geven. Vervolgens rapporteert de CO aan het Bestuur met afschrift aan de betrokkenen.
Het rapport van de CO heeft het karakter van een advies aan het Bestuur. In dit advies geeft de CO
aan of naar zijn oordeel de klacht c.q., melding gegrond is, of er gebeurtenissen hebben plaats
gevonden waarbij sprake is van betrokkenheid van de Organisatie en/of haar Medewerkers bij strafbare feiten en/of wetsovertredingen die het vertrouwen in de Organisatie of in de financiële markten kunnen schaden, en of er aanleiding is voor het Bestuur om maatregelen te nemen.
De CO rondt zijn onderzoek binnen een redelijke termijn af.
5. Rol van het Bestuur
Het is de taak van het Bestuur om:
(a) een besluit te nemen over de klacht c.q. melding;
(b) het besluit en de motivering daarvan aan de Compliance Officer (CO)en aan de
betrokkenen mee te delen en eventueel te bespreken;
(c) passende sancties te treffen;
(d) waar van toepassing de ingevolge wet- en regelgeving verplichte meldingen te doen;
(e) zo nodig maatregelen te nemen tot aanpassing van instructies, opleidingen of
voorschriften voor medewerkers en accountants.
Het Bestuur rondt de behandeling van de klacht c.q. melding binnen een redelijke termijn af.
Als het Bestuur van plan is af te wijken van het advies van de CO, bespreekt zij dat vooraf met de
CO.Mededelingen van het Bestuur zoals bedoeld in deze bepaling vinden steeds schriftelijk plaats.
6. Geheimhouding
Alle Medewerkers die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de behandeling van een klacht of
melding in de zin van deze regeling, zijn verplicht tot geheimhouding overeenkomstig de
binnen onze Organisatie geldende regels, met inbegrip van deze KMR. Alle mededelingen die
in het kader van de uitvoering van deze regeling worden gedaan, bevatten niet meer
informatie dan voor het onder zoek resp. de uitvoering van deze regeling noodzakelijk is. Het
voorgaande laat onverlet dat het noodzakelijk kan zijn de feiten die aanleiding hebben
gegeven tot de klacht of melding, mee te delen aan bevoegde autoriteiten op grond van een
wettelijke verplichting tot melding. Het meldingsdossier wordt bewaard gedurende tenminste
vierentachtig maanden onder verantwoordelijkheid van de CO. Dossiers worden vernietigd
na afloop van de bewaartermijn.
7 Rechtsbescherming
De werkgever waarborgt dat de Medewerker die met inachtneming van deze KMR een klacht heeft
ingediend of een melding heeft gedaan, wordt beschermd tegen de eventuele nadelige effecten
hiervan voor zijn/haar positie binnen de Organisatie, ongeacht de uitkomst van de behandeling van
de betreffende klacht of de melding.
8 Wet bescherming persoonsgegevens
De Wet bescherming persoonsgegevens is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens
in het kader van deze KMR.De Compliance Officer dient zorg te dragen voor de correcte naleving van
de Wet bescherming persoonsgegevens in het kader van deze regeling.
9 Bekendmaking van deze regeling
Deze regeling wordt minimaal gepubliceerd op de website van de Organisatie.
KMR/RB (versie februari 2021) pagina 2 van 2